FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios obligatorio, se encuentran reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. La facturación electrónica se regula también en este Reglamento (art. 9).

En el caso de la facturación electrónica es muy importante que contactemos con nuestro proveedor de la aplicación informática a través de la que emitimos las facturas para que adapte nuestro sistema de facturación al exigible para el método de facturación electrónica.

Los principales puntos al respecto de la facturación electrónica que veremos a continuación son los siguientes,

1. ¿Qué es?
2. Formato.
3. ¿Es necesario usar los formatos con los que trabaja la AEAT?
4. Qué formatos son válidos.
5. Requisitos.
6. ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?
7. Ventajas.
8. Normas legales.
9. Autorización del cliente.
10. Medios de envío.
11. Formato conservación de las facturas.
12. Usar firma electrónica reconocida.
13. Firma con certificado caduca o revocado.
14. Información actualizada de facturación electrónica.

1. FACTURA ELECTRÓNICA – ¿QUÉ ES?

   Es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. Se expide y se recibe en formato electrónico, y su expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario.

   La facturación electrónica consiste en facturar usando facturas electrónicas.

   Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital.

2. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – FORMATO

   El formato de factura electrónica Facturae se crea mediante la Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares.

   Las sucesivas versiones de este formato y otras informaciones útiles sobre el mismo se publican en el portal  www.facturae.gob.es.

   El formato de la facturación electrónica se ha flexibilizado, siempre y cuando las mismas no tengan como destinatario a una Administración Pública, pudiendo la factura electrónica realizarse en un pdf con la incorporación de la firma electrónica avanzada y siendo de especial importancia que conste la fecha de remisión de la misma a nuestro cliente o la puesta a disposición de dicha factura elecgtrónica.

   La facturación electrónica se puede usar para uno, varios o todos nuestros clientes.

3. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – ¿ES NECESARIO USAR LOS FORMATOS CON LOS QUE TRABAJA LA AGENCIA TRIBUTARIA?

   Se puede usar cualquier formato. Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia Tributaria y otras Administraciones de la Administración General del Estado, deberán expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato Facturae, también conocido como AEAT-CCI. Recuérdese, que el destinatario debe ser conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable último de las facturas que recibe.

4. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – QUÉ FORMATOS SON VALIDOS

   Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes:

   – por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).

   – También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma. Igual que en el caso anterior, no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF,… La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES. Finalmente, tanto el contenido de la factura, llamémoslo factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión “.fir”. Es aconsejable la utilización de estándares.

   – Se pronuncia la Dirección General de Tributos en las consultas vinculantes V3407-16 Y V2665-16 de 19 de julio 2016 y 14 de junio de 2016, respectivamente, en las que indica que el tipo de formato electrónico de la factura no es relevante, sino únicamente el hecho de que la factura presente un formato electrónico cuando sea expedida y recibida. De este modo, sería posible enviar y recibir facturas electrónicas en un formato y posteriormente convertirlas a otro formato. Por ejemplo, la factura puede emitirse en pdf, incorporando el mismo la firma electrónica avanzada (art. 10.1ª del Reglamento de Facturación).

   Es importante establecer la fecha en la que la factura se considera expedida, a fin de verificar el cumplimiento por parte del proveedor de los bienes o el prestador de los servicios de la obligación de expedir la factura dentro del período requerido (artículo 222 del Reglamento de Facturación), y del receptor de la obligación de conservar las facturas.

   De acuerdo con lo anterior, debe concluirse que los métodos propuestos por la consultante para la remisión de las facturas y puesta a disposición de las mismas al destinatario de las operaciones, mediante documento adjunto en un correo electrónico, o mediante un portal electrónico de acceso seguro para el destinatario, o bien simultáneamente mediante ambos procedimientos, parecen ser conformes con lo dispuesto en el Reglamento de facturación siempre que cualquiera que sea el método elegido permita dejar constancia de la fecha en que dicha remisión o puesta a disposición tiene lugar.

5. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – REQUISITOS

   Los requisitos de los medios de expedición de facturas, electrónicas o en papel, se regulan en el artículo 8 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Los requisitos que se establecen en el artículo 8 del Reglamento son los siguientes:

   – Garantizar la autenticidad de su origen.- Garantiza la identidad del emisor y del receptor. La garantía de la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura se regula en el artículo 8.3 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

   – Garantizar la integridad de su contenido. –La integridad garantiza que el mismo no se ha modificado. Los procedimientos para garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica alternativos a los controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta se regulan en el artículo 10 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

   – Garantizar su legibilidad.- El formato de envío de la factura electrónica ha de ser legible por el receptor de la misma.

   Hay tres formas de expedir facturas electrónicas:

   1. Mediante un programa informático que cree facturas electrónicas. En ocasiones pueden bastar los programas ofimáticos. Este programa puede estar instalado en mi ordenador o acceder a él a través de Internet.

   No sirve cualquier programa informático, tendrá que asegurarse de que el programa informático o el servicio de facturación puede crear facturas con unos requisitos técnicos compatibles con los del destinatario de la factura electrónica.

   2. Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero).
   3. Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica (es lo que también se denomina informalmente “autofacturación”).

6. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – ¿CÓMO SE GARANTIZA LA AUTENTICIDAD DEL EMISOR Y LA INTEGRIDAD DEL CONTENIDO?

   El artículo 10.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación, establece que para asegurar tal autenticidad y la integridad se puede:

   – Usar firma electrónica reconocida.

   – Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI. En este caso, las partes deben reflejar con precisión los medios empleados para garantizar la autenticidad e integridad.

   – Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso será necesaria una validación del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

7. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – VENTAJAS

   Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:

   – Ahorro de costes.

   – Mejora de la eficiencia.

   – Integración con las aplicaciones de gestión internas, de la empresa.

   – Optimización de la tesorería.

   – Obtención de información en tiempo real.

   – Reducción de tiempos de gestión.

   – Agilidad en la toma de decisiones.

   – Administración y contabilidad automatizadas.

   – Disminución de costes de los documentos en papel.

   – Control de acciones erróneas.

   – Uso eficaz de los recursos financieros.

   – Flujos de transacciones agilizados.

   – En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.

8. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – NORMAS LEGALES

   – Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

   – Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

   – Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.

   – Consultas Vinculantes

9. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – AUTORIZACIÓN DEL CLIENTE

   El consentimiento del receptor de la factura depende del tipo de receptor:

   – En general, el consentimiento no tiene que ser necesariamente expreso, sino que puede ser implícito o tácito. El consentimiento podrá ser implícito o tácito cuando el receptor realice alguna acción de la que se infiera su consentimiento para recibir facturas electrónicas, como el procesamiento de la factura o el pago de ésta.

   –  Sin embargo, en los contratos con consumidores y usuarios, el consentimiento del receptor tiene que ser expreso (artículo 63.3 de la Ley por la que se modifica el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre). No obstante, el consentimiento expreso no tiene por qué ser específico. Esto significa que la recepción de facturas electrónicas puede ser una condición más del contrato que firme con un proveedor. Por tanto, el receptor aceptará recibir facturas electrónicas cuando contrate el servicio conforme a esas condiciones generales. Se recomienda leer con detenimiento las cláusulas de los contratos porque la recepción de facturas electrónicas puede ser una de ellas.

   La aceptación requiere por parte de nuestro cliente un consentimiento informado.

   El consentimiento informado deberá precisar la forma en que una vez aceptado se procederá a recibir la factura electrónica, así como, la posibilidad de que el destinatario, que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación.

   En este sentido, no será suficiente el que el expedidor conozca o solicite una dirección electrónica del destinatario de la factura, o la mera información al mismo de la posibilidad de acceder y recepcionar su factura a través de un portal o buzón electrónico desde el que con conexión a internet pueda descargar o consultar la factura. Será necesaria la constancia expresa (por ejemplo, mediante la remisión expresa de la aceptación o, en su caso, de la no aceptación, de la factura electrónica) o tácita (por ejemplo, mediante la constatación de que el destinatario ha accedido a la página web o portal electrónico del expedidor en el que se ponen a su disposición la facturas electrónicas y no ha comunicado su rechazo a la recepción de las facturas electrónicas) de que el destinatario ha dado su consentimiento informado a la factura electrónica.

   Por último, deberá ser siempre posible la revocación de la aceptación y la comunicación de la misma, que podrá realizarse en papel o por medios electrónicos y preferentemente a través del medio en el que el destinatario viene recibiendo las facturas electrónicas.

10. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – MEDIOS DE ENVÍO

    Una vez obtenido el fichero de la factura con su firma, se puede enviar al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página web desde la que se pueda descargar, mediante un Servicio Web (Web Service),… Lo que hay que enviar al cliente es la factura firmada digitalmente, es decir, todo, contenido legal de la factura y la firma de ésta.

11. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – FORMATO CONSERVACIÓN DE LAS FACTURAS

    El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007. Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden. Conversión de papel a digital. Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel, siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden. Conversión de digital a papel.

12. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – ¿HAY QUE USAR SIEMPRE FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA?

    El artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación, establece que las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación

    El escenario más frecuente es usar firma electrónica reconocida. Solo ciertos sectores, en los que lleva tiempo implantado, usan EDI, como por ejemplo el sector de la automoción. En las preguntas y respuestas aquí expuestas, se sobreentiende que se habla de facturas emitidas con firma electrónica, salvo que se diga expresamente otra cosa.

13. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA– QUÉ OCURRE SI SE FIRMA LA FACTURA CON UN CERTIFICADO CADUCADO O REVODADO

    Las facturas remitidas electrónicamente, firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición, no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos. Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certificado antes de la firma de la factura. Asimismo, el software del destinatario debe asegurarse que la factura ha sido firmada con un certificado no caducado, ni revocado.

14. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA – INFORMACIÓN ACTUALIZADA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

    Se pueden consultar las novedades en la página web de Facturae (www.facturae.es), algunas de ellas relacionadas con soluciones de factura electrónica en el formato Facturae.

    Esperamos resulte de su agrado, cualquier duda al respecto se la resolveremos encantados desde nuestro departamento de asesoramiento fiscal.

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